Le dépôt électronique

Le dépôt électronique

À la Faculté des Lettres de Sorbonne Université le dépôt électronique des thèses se fait au service des études doctorales, conformément à l’arrêté du 25 mai 2016 régissant la formation doctorale : Article 24 Dépôt, Signalement, Diffusion et Conservation des thèses ou des travaux présentés.

Les thèses sont diffusées automatiquement sur l’Intranet de l’Université. Le dépôt électronique permet en outre un archivage pérenne par le Centre informatique national de l’enseignement supérieur (CINES), dans le cadre de sa mission de conservation à long terme du patrimoine numérique national.

 

Procédure de dépôt électronique

Avant la soutenance

Le doctorant doit prendre un rendez-vous avec le gestionnaire en charge du dépôt électronique des thèses Mme Nadia SABRI (Mail : e-these@listes.paris-sorbonne.fr ou nadia.sabri@sorbonne-universite.fr8 semaines avant la date de soutenance.

Concernant l’application de l’arrêté du 25 mai 2016 :
-L’université ne prendra en charge que l’impression des thèses pour les membres du jury qui en font la demande.
-L’établissement ne prendra pas en charge l’envoi des manuscrits et il ne sera procédé à aucun remboursement.

Attention : La prise en charge de l’impression des thèses ne sera effective que si le dépôt électronique et l’autorisation de soutenance sont faits simultanément soit 8 semaines avant la date de soutenance.

Caractéristiques :
-L’impression se fera en noir et blanc, recto verso, avec une couverture cartonnée blanche, finition collage (la tranche ainsi que le dos ne pourront être imprimés).
-Pour les thèses dans lesquelles sont intégrées des iconographies ou des cartes, l’impression se fera en couleur, recto verso, avec une couverture cartonnée finition collage.

Pour les personnes résidant à l’étranger ou se trouvant dans l’impossibilité de se déplacer, le dépôt des fichiers peut s’effectuer par correspondance.

Toutefois, il est impératif dans ce cas :
-de contacter préalablement le gestionnaire en charge du dépôt électronique des thèses,
-de vérifier vous-même la conformité du dossier, avant votre envoi, à l’aide de la liste de contrôle.

Documents à déposer auprès du gestionnaire du dépôt électronique des thèses : la charte de dépôt électronique des thèses imprimée et signée, le formulaire d’enregistrement de la thèse ABES complété et imprimé.

Fichiers électroniques :

-Le formulaire d’enregistrement de la thèse (ABES) au format Word, que vous aurez également imprimé (voir ci-dessus) (pour taper votre texte, cliquez une fois sur les champs gris ; pour cocher les cases, double-cliquez et sélectionnez "case activée").
-Un fichier contenant les résumés anglais et français de la thèse (1700 caractères maximum, environ, 10 lignes avec une police de 10). Il faut utiliser le modèle de la quatrième de couverture proposé par l’Université.
-Un fichier contenant la position de thèse : argumentaire de 4 à 8 pages destiné aux professeurs et maîtres de conférences, docteurs d’état ou habilités de l’Université. Il faut utiliser le modèle de la première de couverture proposé par l’Université.
-Un fichier du texte intégral de la thèse, y compris les annexes, au format source : Microsoft Word (.doc, .docx, .rtf), OpenDocument (.odt), InDesign (.indd).
-Un fichier du texte intégral de la thèse, y compris les annexes, au format PDF/A (voir les conseils techniques).

  • Notez bien qu’il est obligatoire d’insérer dans votre fichier de thèse la première de couverture (en première page) et la quatrième de couverture  (en dernière page) fournies par l’Université.
  • Notez également que vous devez fournir la version complète et exhaustive de votre thèse dans un seul fichier PDF. 
  • Dans le cas d’une cotutelle de thèse, lorsque la thèse est rédigée en langue étrangère le résumé substantiel en français comprenant minimum 20 pages et maximum 40 pages doit être intégré dans le fichier intégral.

-Un dossier séparé comportant toutes les illustrations présentes dans la thèse. Les formats acceptés sont : JPEG, PNG, GIF, TIFF.
-Un dossier séparé comportant tous les fichiers audio et vidéo (liste des formats de fichiers acceptés).
-Un dossier séparé comportant les fichiers de polices de caractères en cas d’utilisation de caractères spéciaux (alphabets non latins, symboles phonétiques, musicaux, mathématiques, etc.).

Nommer vos fichiers

N’utilisez pas de caractères accentués ou spéciaux ni d’espaces et nommez vos fichiers avec les informations suivantes : nom (de naissance et d’usage), prénom, année de soutenance, nature du fichier.

Exemple : 

  • NOM_Prenom_Annee_these.pdf
  • NOM_Prenom_Annee_resumes.doc
  • NOM_Prenom_Annee_position_de_these.doc.
  • NOM_Prenom_Annee_formulaire_ABES.doc

Les fichiers dans les autres formats (audio et vidéo) sont automatiquement considérés comme des annexes.

S’il y a plusieurs fichiers annexes, on les numérotera ainsi : 

  • nom_du_fichier_1_annexes.ogg
  • nom_du_fichier_2_annexes.ogg
  • nom_du_fichier_3_annexes.ogg, etc

Remarque : il ne sert à rien d’ajouter manuellement les extensions de fichiers (*.doc, *.pdf, etc.) à vos documents. Si l’extension de vos fichiers n’est pas affichée sur votre système, consultez cette page (pour Windows) ou celle-ci (pour Mac).

Important : pour l’export au format PDF/A et d’autres informations, consultez les conseils techniques. Notez bien que la thèse doit être fournie dans un fichier PDF unique, même si elle comporte plusieurs volumes et/ou des annexes. Ce PDF doit obligatoirement passer avec succès la validation FACILE (il doit être déclaré validebien formé et archivable dans le PAC). Vous pouvez vérifier vous-même la conformité de l’ensemble de votre dossier à l’aide de cette 

Le service des études doctorales vérifie la conformité des fichiers fournis et remet au doctorant une attestation de dépôt électronique de thèse, obligatoire pour l’organisation de la soutenance de thèse.

Conseils techniques

Quelle que soit la manière dont vous produisez votre fichier PDF, nous vous invitons à procéder à la validation de votre fichier sur FACILE, l’outil de validation de format mis à dispostion par le CINES.

Au niveau national, les fichiers de thèse faisant l’objet d’un dépôt électronique doivent en effet passer cette validation pour être acceptés et déposés dans les archives numériques du CINES. La consultation en bibliothèque est également conditionnée par la validité du fichier.

Le résultat de la validation doit être le suivant :

  • Votre fichier devrait être de version : PDF/A 1a, PDF/A 1b, 1.4, 1.5, 1.6 ou 1.7
  • Votre fichier doit être déclaré bien formé
  • Votre fichier doit être déclaré valide
  • Votre fichier doit être déclaré archivable dans PAC

Si l’une ou l’autre de ces conditions n’est pas remplie, votre fichier n’est pas déposable en l’état. Consultez les conseils techniques ci-dessous.
En dernier recours, vous pouvez demander une analyse de second niveau au CINES, en précisant que vous souhaitez obtenir un fichier PDF conforme aux points sus-mentionnés ; un expert en format devrait vous répondre rapidement.

Normes de structuration et de mise en page

Vos travaux de recherche remis sous forme de fichiers textes informatisés doivent impérativement se conformer aux normes ci-dessous.

Normes pour votre thèse au format natif (source) : fichiers au format Word, OpenOffice, InDesign, LaTeX).

Les exigences a minima sont :

  • utiliser des styles de paragraphe pour mettre en forme votre texte ;
  • pour les titres et les intertitres, utiliser des styles de paragraphe les identifiant comme titres et comportant une hiérarchie (titre de niveau 1, 2 , 3, etc.) ;
  • générer les tables de manière automatique : table des matières, des illustrations, des annexes, etc. ; les tables établies manuellement sont proscrites ;
  • numéroter les pages de votre document ;
  • utiliser comme première page la première de couverture fournie par l’Université ; vous n’êtes pas autorisé(e) à modifier ce modèle ; toutes les informations sont requises ; dans le cas d’une cotutelle, vous pouvez ajouter le logo de votre université (et vous devez ajouter son nom) ;
  • utiliser en dernière page la quatrième de couverture fournie par l’Université ; vous n’êtes pas autorisé(e) à modifier ce document ;
  • si votre thèse comporte plusieurs volumes, placez la première de couverture au début de chacun d’eux et ajoutez le numéro (et le cas échéant le titre) du volume. La quatrième de couverture doit être placée à la toute dernière page de votre thèse ;
  • utiliser des polices avec empattement (serif) pour le corps de texte et les notes et justifier le texte. Police recommandée : Times New Roman.


Mise en page et création du fichier

Produire un fichier PDF/A. PDF/A est une norme PDF formalisée par l’ISO, destinée à l’archivage long-terme des documents électroniques. Si vous utilisez Microsoft Word 2007, 2010 ou 2013 pour Windows, vous pouvez générer un fichier conforme à la norme PDF/A directement depuis le traitement de texte :
-Cliquez sur Fichier, puis Enregistrer sous
-Dans la liste déroulante "Type", choisissez "PDF (*.pdf)"
-Cliquez sur le bouton "Options" situé en dessous de la liste déroulante
-Cochez la case "Compatible ISO 19005-1 (PDF/A)"
-Validez et enregistrez votre fichier.

Si vous utilisez Microsoft Word 2008, 2011 ou 2014 pour Mac, vous pouvez générer un fichier conforme à la norme PDF/A depuis le traitement de texte après avoir installé Adobe Acrobat Pro :
-De manière alternative, vous pouvez ouvrir votre document Word sur un ordinateur fonctionnant sous Windows (attention toutefois aux modifications de mise en page) et suivre la procédure décrite ci-dessus
-Téléchargez et installez Acrobat Pro (choisissez la version d’évaluation gratuite valable 30 jours) ; le module Acrobat PDF Maker est installé par défaut
-Ouvrez votre document Word
-Cliquez sur Fichier puis Imprimer
-Cliquez sur le bouton "PDF" situé en bas à gauche de la boîte de dialogue
-Cliquez sur "Save as Adobe PDF" (et non : "Enregistrer au format Adobe PDF", qui n’utilise pas Acrobat PDF Maker)
-Dans "Paramètres Adobe PDF", choisissez "PDF/A-1b:2005 (RVB)"
-Enregistrez votre fichier.

Si vous utilisez une version antérieure de Microsoft Word :
-Ouvrez votre fichier dans une version plus récente de Word et suivez les procédures décrites plus haut (attention aux modifications de mise en page)
-Ou utilisez Adobe Acrobat (voir plus bas).

Si vous utilisez (Apache) OpenOffice 2.x, 3.x, 4.x ou LibreOffice 3.x, 4.x, vous pouvez générer un fichier conforme à la norme PDF/A directement depuis le traitement de texte :
-Cliquez sur Fichier, puis Exporter comme PDF
-Dans l’onglet Général, cochez "PDF/A-1"
-Enregistrez votre fichier.

Si vous utilisez Adobe InDesign, il vous faudra convertir votre fichier à l’aide d’Adobe Acrobat Pro ou PDF Creator :
-Dans InDesign, cliquez sur Fichier, puis Exporter
-Dans la liste déroulante "Type", choisissez "Adobe PDF (impression)"
-Dans les options d’exportation PDF, choisissez le niveau de compatibilité "Acrobat 5 (PDF 1.4)"
-Enregistrez votre fichier
-Passez à l’étape de conversion décrite ci-dessous.

Si vous utilisez un autre logiciel, il vous faut convertir votre fichier à l’aide d’Adobe Acrobat Pro (voir ci-dessous) ou PDF Creator :
-Avec Adobe Acrobat :
-Ouvrez votre fichier avec Acrobat Pro (Fichier > Créer un fichier PDF > À partir d’un fichier, ou Fichier > Ouvrir si le document est déjà un PDF)
-Cliquez sur Fichier, puis Enregistrer sous
-Dans la liste déroulante "Type" choisissez "PDF/A"
-Enregistrez votre fichier.

Convertir un PDF en PDF/A

Avec Adobe Acrobat Pro (méthode A) :
-Téléchargez et installez Acrobat Pro (choisissez la version d’évaluation gratuite valable 30 jours)
-Ouvrez votre PDF avec Acrobat Pro (Fichier > Ouvrir ou Fichier > Créer un fichier PDF > À partir d’un fichier si le document que vous souhaitez convertir n’est pas un PDF)
-Cliquez de nouveau sur Fichier, puis Enregistrer sous
-Dans la liste déroulante "Type" choisissez "PDF/A"
-Enregistrez votre fichier
-Si le document que vous enregistrez n’était pas au format PDF en entrée, vous pouvez choisir d’enregistrer d’abord votre fichier au format PDF basique, puis suivre de nouveau la méthode A, ou la méthode B ci-dessous).

Avec Adobe Acrobat Pro (méthode B) :
-Téléchargez et installez Acrobat Pro (choisissez la version d’évaluation gratuite valable 30 jours)
-Ouvrez votre PDF avec Acrobat Pro (Fichier > Ouvrir)
-Cliquez sur Outils (à droite) puis dans le menu qui apparaît à droite de la fenêtre, déroulez la rubrique "Impression" ou "Prépresse"
-Cliquez sur "Contrôle en amont"
-Sélectionnez l’onglet "Normes" dans la fenêtre du contrôle en amont, cochez "Enregistrer au format PDF/A" puis cliquez sur "Continuer"
-Choisissez la norme 1a ou 1b en fonction de la manière dont vous aviez exporté votre fichier PDF depuis le traitement de texte puis cliquez sur "Continuer"
-Cochez "Appliquer les corrections" (en bas)
-Vous pouvez cocher "Créer un fichier à partir du profil de conversion suivant" (en haut) en choisissant sRGB comme profil de conversion (plus bas), mais cela n’est pas obligatoire. Il est toutefois nécessaire dans certains cas de cocher cette option pour obtenir un fichier parfaitement conforme
-Cliquez sur "Enregistrer sous". Votre document est traité et corrigé.

Attention : le résultat de la correction est variable et n’aboutit pas nécessairement à la création d’un fichier conforme.

Combiner plusieurs fichiers dans un seul fichier PDF

Avec Adobe Acrobat Pro  :
-Téléchargez et installez Acrobat Pro (choisissez la version d’évaluation gratuite valable 30 jours)
-Ouvrez Acrobat
-Cliquez sur Fichier > Créer un fichier PDF > Fusionner les fichiers... ou Fichier > Combiner > Fusionner les fichiers...
-Ajoutez-les fichiers dans l’ordre souhaité puis cliquez sur "Combiner les fichiers"
-Remarque : Créez bien un "Fichier PDF unique" et non un "Porte-documents PDF". Laissez l’option "Taille de fichier" sur "Taille de fichier par défaut"
-Essayez ensuite d’enregistrer votre fichier au format PDF/A (voir point précédent).

Remarque : cette méthode permet de combiner des fichiers déjà au format PDF ou des fichiers d’autres formats (Word, InDesign, images...). Vous pouvez combiner différents formats d’entrée au sein d’un même fichier PDF.

Vérifier la validité de votre fichier PDF et sa conformité à la norme PDF/A

Grâce à l’outil en ligne "FACILE", mis à disposition par le CINES :
-Nous vous recommandons de procéder à la validation de votre fichier avec cette méthode, qui est celle employée par le Bureau au moment de réaliser le dépôt auprès du CINES
-Accédez au site http://facile.cines.fr/
-En haut de la page, dans la liste des formats, choisissez "PDF"
-Cliquez sur "Parcourir", sélectionnez votre fichier, puis cliquez sur "Analyser"
-Votre document doit absolument être déclaré valide et bien formé.

Avec Adobe Reader (ou Adobe Acrobat)  :
Téléchargez et installez Adobe Reader
-Ouvrez votre fichier PDF
-Un message du type "Ce document est conforme à la norme PDF/A..." ou "Ce fichier revendique la conformité à la norme PDF/A..." devrait s’afficher.

Remarque : en dernier recours, si votre document ne passe pas la validation FACILE, vous pouvez demander une analyse de second niveau.
Attention : dans tous les cas, la version de votre PDF ne doit pas être 1.3 ou inférieure ; ces versions PDF ne sont en effet plus acceptées par le CINES au moment du dépôt. PDF/A utilise un niveau de compatibilité 1.4.

Récupérer les fichiers de polices de caractères

Si vous utilisez Windows :
-Affichez le Panneau de configuration (Démarrer > Panneau de Configuration) (sur Windows 8, faites une recherche sur les mots "panneau de configuration" ou consultez cette page)
-Remarque : si le panneau est affiché en Catégories, passez en mode d’affichage Icônes (menu en haut à droite)
-Cliquez sur l’icône "Polices" ; les polices installées sur votre système s’affichent
-Sélectionnez les polices que vous avez utilisées dans votre document et copiez-les (Ctrl+C ou Clic-droit>Copier)
-Collez-les (Ctrl+V ou Clic-droit>Coller) dans un nouveau dossier.

Si vous utilisez Mac OS X :
-Affichez le Livre des polices (Applications > Livre des polices)
-Sélectionnez les polices que vous avez utilisées dans votre document (sélectionnez les familles de polices en entier et non une variante particulière [bold, italic, etc.])
-Faites un clic-droit et cliquez sur "Afficher dans le Finder"
-Les fichiers de polices s’affichent dans une nouvelle fenêtre et sont pré-sélectionnés
-Copiez ces fichiers dans un nouveau dossier.

Si vous utilisez Adobe InDesign (Mac et PC) :
-Cliquez sur Fichier, puis Assemblage
-Cliquez une nouvelle fois sur "Assemblage"
-Cochez "Copier les polices" (et "Copier les graphiques liés" pour récupérer les illustrations)
-Un nouveau dossier est créé comportant vos documents, polices et fichiers d’illustrations.

Important : ne supprimez pas les polices (par exemple en effectuant un couper-coller au lieu d’un copier-coller) du dossier Polices du Panneau de configuration (sur Windows) ou du Livre des polices (sur Mac) ; ces polices seraient désinstallées de votre système.
Remarque : vos polices devraient avoir l’extension .OTF, .TTF, .TTC, .DFONT, .WOFF ou .ZLIB ; certaines polices récupérées sur Mac peuvent toutefois ne pas en comporter.

Récupérer les fichiers d’illustrations

Les formats d’images acceptés sont : JPEG (.jpg, .jpeg), PNG et GIF. Si vous avez un autre type de fichier (BMP, PSD, EPS, etc.), exportez-les aux formats susmentionnés.
Remarque : fournissez tous les fichiers liés à votre fichier de thèse qui n’ont pas été créés directement dans le traitement de texte (tableurs Excel par exemple).

D’une manière générale, vous devriez avoir sur votre ordinateur les fichiers originaux que vous avez insérés dans votre thèse (évitez de faire des copier-coller depuis Internet, par exemple, vers votre document texte, sans enregistrer au préalable l’image sur votre disque dur).

Si tel n’était pas le cas et que vous utilisez Microsoft Word, essayez la manipulation suivante :
-Enregistrez une copie de votre fichier au format .docx (conservez un original de votre fichier auquel vous ne touchez pas)
-Fermez la copie de votre fichier et quittez Word
-Remplacez l’extension .docx de la copie de votre fichier avec l’extension .zip ("document.docx" devient "document.zip")
-Remarque : Si un message d’avertissement s’affiche, validez. Si l’extension de vos fichiers n’est pas affichée sur votre système, consultez cette page (pour Windows) ou celle-ci (pour Mac)
-Dézippez le fichier (avec 7zip, WinZip, WinRAR, etc.) dans un dossier quelconque et ouvrez ce dossier
-Allez dans le sous-dossier "word" puis "media" ; vos fichiers d’illustrations devraient s’y trouver
-Copiez-les dans un nouveau dossier.

Si vous utilisez Adobe InDesign :
-Effectuez la procédure d’assemblage décrite au point précédent (polices de caractères) en cochant "Copier les graphiques liés".

Important : notez bien que vous devez fournir les fichiers d’illustrations dans un dossier (et non dans un fichier Word). Par ailleurs, le fait de fournir vos fichiers d’illustrations dans un dossier séparé n’implique pas de les supprimer de votre fichier de thèse.