Informations administratives (ED433)

Vous trouverez sur cette page des informations relatives aux sujets suivants :

  • Inscriptions en première année de thèse
  • Réinscriptions en thèse (à partir de la 2e année)
  • Suspension de thèse
  • Soutenances de thèse
  • FAQ

Publié le 25/07/2025 - Mis à jour le 1/04/2026

Informations administratives (ED433)

Inscriptions en 1e année de thèse

Deux types d'inscriptions sont possibles selon le financement de votre thèse :

  1. Vous avez un contrat doctoral : vous avez obtenu un contrat doctoral (lauréat(e) de la campagne de recrutement Sorbonne Université, contrat CIFRE, contrat doctoral handicap ou encore Instituts & Initiatives), vous pouvez vous inscrire directement en première année sur votre espace ADUM (base inscription).
    Dans ce cas, vous êtes considéré(e) comme faisant une thèse à temps plein (3 ans), même si vous avez des missions d'enseignement ou autre.
  2. Vous n'avez pas de contrat doctoral : vous conciliez la recherche avec une activité professionnelle, vous avez une bourse, vous êtes en cotutelle ou encore en doctorat de Musique : Recherche et Pratique (en partenariat avec le CNSMDP) . Pour pouvoir vous inscrire en thèse, vous devez passer par une candidature spontanée sur ADUM, dans la base candidatures (deux sessions par an : au printemps et en fin d'été/début d'automne).
    Dans ce cas, vous êtes considéré(e) comme faisant une thèse à temps partiel (6 ans).

Dans tous les cas, la première étape est de trouver un ou une directrice de thèse qui est d'accord pour superviser vos recherches. Vous pouvez consulter la liste des personnes habilitées à diriger des recherches de l'ED 433 en cliquant ici.

Une fois que vous avez trouvé un ou une directrice de thèse et que vous avez complété jusqu'au bout votre inscription (directement ou après approbation de votre candidature) dans ADUM, plusieurs acteurs vont tour à tour vérifier et valider votre demande d'inscription :

  • Validation par votre directeur ou directrice de thèse ;
  • Validation par votre laboratoire de recherche ;
  • Validation par le ou la gestionnaire de l'école doctorale ;
  • Validation par la direction de l'école doctorale (vous recevez un mail pour téléverser la CVEC);
  • Validation par la direction du Collège Doctoral.
  • Dernière étape : validation par la scolarité du doctorat (DIADM) et paiement des droits (vous recevez un mail automatique), puis obtention du certificat de scolarité et de la carte étudiante.

Nous vous recommandons de prendre en compte ce cheminement lors de vos démarches. Il est notamment recommandé aux personnes qui ont besoin de leur certificat de scolarité rapidement (démarches administratives, demandes de visa, etc) de remplir avec le plus grand soin leur dossier et de ne pas attendre la date limite des inscriptions.

 

Réinscriptions (à partir de la 2e année)

Toutes les réinscriptions se font sur votre compte ADUM, créé en première année de thèse.

ATTENTION : il est impératif de déposer le compte-rendu de votre Comité de Suivi Individuel (CSI) pour demander la réinscription dès la 2e année. Sans le dépôt de ce document sur ADUM, votre demande de réinscription ne peut aboutir. Voir plus bas pour plus de détails sur le CSI.

Une fois votre demande de réinscription finalisée sur ADUM, le cheminement est le suivant :

  • Vérification et validation de votre dossier par le directeur ou la directrice de thèse ;
  • Vérification et validation de votre dossier par la gestionnaire de l'école doctorale (vérification du compte-rendu de CSI : date de réunion, signatures des membres du comité, signature du ou de la doctorante, avis favorable à la réinscription) ;
  • Vérification et validation de votre dossier par la direction de l'école doctorale (vous recevez un mail pour téléverser votre CVEC sur ADUM) ;
  • Vérification et validation de votre dossier par la direction du Collège doctoral.
  • Dernière étape : validation par la scolarité du doctorat (DIADM) et paiement des droits d'inscription (vous recevez un mail automatique), puis obtention du certificat de scolarité.

Nous vous recommandons de prendre en compte ce cheminement lors de vos démarches. Il est notamment recommandé aux personnes qui ont besoin de leur certificat de scolarité rapidement (démarches administratives, demandes de visa, etc) de faire remplir avec le plus grand soin leur compte-rendu de CSI et de ne pas attendre la date limite des réinscriptions (l'ED préconise une réinscription entre le 1er septembre et le 31 octobre). Le CSI doit notamment comprendre : la date de réunion du CSI, les signatures des membres du comité de suivi, la signature du ou de la doctorante, un avis favorable du comité sur la réinscription.

Informations sur le Comité de Suivi Individuel (CSI)

Le compte-rendu du CSI est indispensable pour toute réinscription dès la 2e année de thèse. Le ou la doctorante choisit les membres de son CSI en concertation avec son ou sa directrice de thèse. Il faut au minimum 2 membres (maximum 4), un spécialiste et un non-spécialiste (voir définition ci-dessous), et dans l'idéal l'un doit être extérieur à Sorbonne Université.

Le spécialiste est une personnalité scientifique qui a conduit ou conduit des recherches dans le champ précis de la thèse, voire, s’il est habilité à diriger des recherches, pourrait encadrer, encadre ou a encadré des doctorants dans ce champ. Le non-spécialiste, à l’inverse, est une personnalité scientifique dont les compétences ne se situent pas dans le champ précis de la thèse, pour l’une au moins de ces quatre raisons : il ne travaille pas sur la même période ; il ne travaille pas sur la même aire culturelle ; il ne travaille sur la même thématique ; il ne travaille pas dans la même discipline.

Attention : les membres de votre CSI ne pourront pas être rapporteur(euse)s de votre thèse ni président(e)s de votre jury de thèse.

L'école doctorale Concepts et Langages recommande un entretien en présentiel, mais la visioconférence reste acceptée. L'ED préconise de réaliser le CSI entre mai et juin, pour une réinscription à l'automne. Le compte-rendu du CSI est dressé à l'aide du formulaire-type disponible dans la partie "Documents à télécharger".

En cas de difficultés financières

En cas de difficultés pour régler les droits d'inscription, vous pouvez déposer une demande d'exonération des droits sur la plateforme dédiée (il faut pour postuler qu'une campagne d'exonération pour la Faculté des Lettres soit ouverte, généralement courant automne). Attention, pour pouvoir être éligible, outre un dossier expliquant votre situation, vous devez :

  • Avoir finalisé votre demande d'inscription thèse pour l'année en cours
  • Avoir obtenu tous les avis favorables (direction de thèse, école doctorale et Collège doctoral - désigné sous le terme "établissement" dans votre espace ADUM)
  • Avoir réglé les droits d'inscription pour l'année en cours. En raison de votre situation, nous proposons de choisir le paiement en trois fois et de ne régler que la première mensualité. Dans le cas où votre dossier d'exonération serait accepté, cette première mensualité vous sera ensuite remboursée.
     

Suspension de la thèse

La suspension de thèse n'existe plus depuis la modification de l'arrêté relatif au doctorat en 2022. La formation doctorale implique une inscription annuelle, quelle que soit la situation du ou de la doctorante. Ainsi, pour les personnes en congé maternité, congé parental ou ayant des soucis de santé, une interruption du travail de recherche ne signifie pas une interruption de l'inscription. Vous devez donc vous réinscrire chaque année (l'inscription en cours est indispensable au moment de la demande de soutenance). En revanche, conserver vos justificatifs médicaux et/ou administratifs vous permettra de demander et de justifier une prolongation dérogatoire de la thèse.

Seule exception : la césure, pour une durée maximum d'un an, dans un cadre précis et sur demande motivée. En savoir plus sur la césure.

La soutenance de thèse

Les délais

Vous devez finaliser votre demande de soutenance sur ADUM entre 3 mois et 2 mois (dernier délai) avant la date de soutenance (définitive). Par exemple, pour une soutenance prévue le 22 mai, vous devez finaliser la demande entre le 22 février et le 22 mars, dernier délai. Si vous choisissez le dernier délai (2 mois avant), veuillez vous assurer que votre jury est valide (voir plus bas, composition du jury).

La finalisation de la demande de soutenance implique (entre autres) :

  • Le téléversement sur ADUM du manuscrit final (c'est cette version qui sera envoyée aux rapporteurs-euses) ;

  • Vous devez connaître et renseigner la composition de votre jury ;

  • La date de soutenance est définitive, et vous indiquerez la salle de soutenance souhaitée (et ferez la réservation dans la foulée) ;

  • Dans le cas d'une prise en charge de membres du jury : vous devez téléverser l'annexe financière avec le choix de diffusion (fusionnés, un seul pdf accepté), seront renseignés dessus les adresses personnelles et n° de téléphone des membres du jury concernés.

Aucune soutenance ne sera possible en deçà de 2 mois de délai, la plateforme ADUM ne le permet pas informatiquement.

Composition du jury de soutenance

Les règles à respecter pour l'établissement du jury de soutenance sont les suivantes :

  • Le jury comprend entre 4 et 8 membres.
  • Le jury comprend au moins pour moitié (≥ 50%) des Professeur(e)s des Universités (PR) en poste ou assimilés. Ne sont pas assimilé(e)s les professeur(e)s émérites et les MCF-HDR.
  • Le jury comprend au moins pour moitié (≥ 50%) des membres externes à Sorbonne Université et à l'unité de recherche (et à l'établissement étranger d'inscription dans le cas des cotutelles).
  • Le jury tend à une représentation équilibrée homme/femme.
     
  • Autre : les membres du CSI peuvent être membres du jury mais ni rapporteur(euse)s, ni président(e) du jury. Le ou la présidente du jury doit être un(e) PR.

Prise en charge financière des membres du jury

Elle concerne uniquement les membres du jury dont l'adresse personnelle et professionnelle est hors Île-de-France. Vous devez demander leur prise en charge en remplissant le document appelé "annexe financière à la proposition de soutenance". Ce document n'apparaît qu'une fois votre demande de soutenance initiée, en bas à droite sur la page d'accueil de votre compte ADUM. Une fois dûment rempli, vous devez déposer ce document dans la section "Documents à joindre" (voir menu de gauche dans votre espace ADUM). Attention, vous ne pouvez déposer dans cette section qu'un seul document, vous devez donc réunir toutes les pièces (autorisation et choix de diffusion, annexe financière, etc) en un seul document PDF.
Cette aide financière est limitée à 800€ par soutenance (1000€ pour les cotutelles internationales). En cas de dépassement, veuillez contacter votre laboratoire avant la soutenance pour demander une éventuelle prise en charge du dépassement. En cas de refus, le ou la membre du jury ne pourra pas être pris en charge et devra participer à la soutenance par visioconférence. Aucune aide financière n'est accordée par l'ED pour les pots de soutenance.

Impression du manuscrit

L'impression du manuscrit ne peut être demandée qu'après validation de votre jury par l'école doctorale et le Collège Doctoral. Vous en serez averti(e)s lorsque vous recevrez le courriel automatique vous indiquant que vos rapporteurs-euses ont été contacté(e)s. Vous pouvez également le voir dans la rubrique Mon profil/ Proposition des rapporteurs acceptée le (date).
Pour la procédure complète, veuillez vous reporter au document "Procédure de demande d'impression de manuscrit de thèse" qui apparaîtra dans votre espace ADUM (Section "Soutenance") après que vous aurez commencé votre demande de soutenance.

Après la soutenance

Les documents post-soutenance (procès-verbal et rapport de soutenance, entre autres et selon les cas) sont à déposer en main propre au service du DIADM* (sur rendez-vous uniquement) ou en dépôt dans leur boîte aux lettres*. Les documents ne doivent comporter que des signatures originales manuscrites à l'encre, non scannées, non électroniques. Les scans des documents ne sont pas acceptés par le DIADM pour établissement de l'attestation de réussite (ou impression du diplôme). Dans le cas où vous ne pouvez éviter l'envoi par courrier, veuillez envoyer les documents par courrier recommandé ou, a minima, par courrier suivi. Si les documents se venaient à se perdre, toutes les signatures originales sont à refaire.

*DIADM : Département Inscription, Admission, Diplôme
15 rue de l'école de médecine, escalier G, 2e étage.
Prise de rendez-vous sur : rdv-cd.sorbonne-universite.fr
La boîte aux lettres se situe devant la porte du bureau.

FAQ

  • Je souhaite m'inscrire en doctorat à l'ED 433, que dois-je faire ?
    Dans un premier temps, vous devez prendre contact avec une personne habilitée à diriger des recherches et rattachée à l’ED 433 (voir la liste de nos directeurs et directrices de recherche). Dans un second temps, il faut vous interroger sur le financement de votre thèse. Si vous souhaitez être financé pour la préparation de votre thèse, vous pouvez envoyer une candidature pour obtenir un contrat doctoral proposé par l’ED 433 ou chercher un autre financement (contrat CIFRE, Instituts & Initiatives…). Les candidatures pour les contrats doctoraux de l’ED se font habituellement au printemps. Vous avez également la possibilité de déposer une candidature spontanée (deux sessions par an, une au printemps, la seconde en fin d’été/ début d’automne). Les candidatures spontanées sont réservées aux personnes dites « sans financement », c’est-à-dire qui n’ont pas de financement spécifiquement dédié à la thèse (mais qui ont, par exemple, une activité professionnelle en parallèle), mais aussi aux personnes en cotutelle. Attention, les candidatures spontanées se font sur ADUM dans la base « candidature » (https://adum.fr/candidature/) ; les candidatures faites dans la base « inscription » ne seront pas prises en compte.
     
  • Quelle est la différence entre une thèse à temps plein et une thèse à temps partiel ?
    La durée d’une thèse est règlementée par l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat. Elle est de 3 ans pour une thèse à temps plein et 6 ans pour une thèse à temps partiel. Le temps plein concerne les doctorant(e)s qui bénéficient d’un financement dédié à leur thèse (contrats doctoraux, contrats CIFRE, etc). Le temps partiel concerne les doctorant(e)s dits « sans financement » (sous-entendu dédié à la thèse) et qui concilient généralement la recherche avec une activité professionnelle. Sur demande motivée, une prolongation dérogatoire de la thèse peut être accordée.
     
  • J’ai des soucis de santé (physique ou mentale) et je ne suis plus en mesure de travailler sur ma thèse. Que dois-je faire ?
    Vous devez impérativement prévenir votre directeur ou directrice de thèse. Il est également recommandé de prévenir l’école doctorale. Vous n’êtes absolument pas obligé(e) de détailler votre état de santé. En revanche, en tant que doctorant(e), vous êtes engagé(e) dans un travail de recherche auprès de l’université. Si vous ne souhaitez pas abandonner votre thèse, vous devez continuer à vous inscrire chaque année (l’interruption de la thèse n’est pas permise par la règlementation). Par ailleurs, vous devez conserver vos certificats médicaux (arrêts maladie, justificatifs d’hospitalisation, etc) car ceux-ci permettront de justifier une demande de prolongation dérogatoire de la thèse. Enfin, n’hésitez pas à contacter le Service Santé Étudiante de Sorbonne Université qui propose des consultations et une aide psychologique.
     
  • J’ai besoin d’un certificat de scolarité pour obtenir un titre de séjour ou pour des démarches administratives, que faire ?
    Un certificat de scolarité vous est fourni par la scolarité du doctorat (DIADM) une fois votre inscription administrative finalisée (c’est-à-dire une fois que vous avez réglé les droits d’inscription). L’université ne peut absolument pas vous délivrer d’attestation d'inscription tant que votre inscription n’est pas finalisée. En revanche, une fois votre inscription finalisée et si votre certificat de scolarité n’est pas suffisant aux yeux des autorités qui délivrent votre visa, vous pouvez contacter l’école doctorale qui établira une attestation supplémentaire.
    Les doctorant(e)s extra-européen(ne)s qui sont financés pour leur thèse (contrat doctoral, etc) peuvent faire une demande de convention d'accueil. La convention d'accueil ouvre droit au visa passeport talent - chercheur. Veuillez contacter votre gestionnaire pour en savoir plus.
     
  • Je suis en doctorat Musicologie : Recherche et Pratique en partenariat avec le CNSMDP, comment m'inscrire ?
    Dans votre cas, vous devez passer par une candidature spontanée sur adum.fr/candidature
     
  • En tant que doctorant(e), suis-je en formation initiale ?
    Oui, tous les doctorants et doctorantes quelle que soit leur statut sont en formation initiale.
  • Quelles sont les règles de composition du jury de thèse ?
    Le jury comprend entre 4 et 8 membres et est composé au moins pour moitié (≥ 50%) de Professeur(e)s (PR) ou assimilés. Ne sont pas assimilé(e)s les professeur(e)s émérites et les MCF HDR.
    Le jury comprend également au moins pour moitié (≥ 50%) des membres externes à Sorbonne Université et à l'unité de recherche. Le jury tend à une représentation équilibrée homme/femme.
     
  • Un membre de mon jury a un empêchement et ne peut pas venir à ma soutenance. Que faire ?
    Si cela ne perturbe pas l’équilibre de votre jury, il suffit d’indiquer ce membre comme absent sur le tableau des signatures du rapport de soutenance le jour de la soutenance. La personne absente ne signe ni le rapport ni le PV, et n’apparaît pas sur le diplôme. En revanche, si l’absence de ce membre perturbe l’équilibre de votre jury (voir les règles de composition), vous devez trouver une solution de rechange (modification du jury, report de soutenance, etc)
     
  • Qui peut être président(e) de mon jury de thèse ?
    Le ou la présidente du jury doit être un membre dit de rang A ou « niveau PR » : Professeur(e), Directeur(ice) de recherche ou équivalent étranger (Full Professor, Professor W3 ou W2, Professor ordinario, etc). Bien entendu, cela ne peut pas être le ou la (co)directrice de thèse, ni un membre de votre Comité de Suivi Individuel (CSI).
     
  • Un(e) Professeur(e) émérite peut-il(elle) faire partie de mon jury de thèse et/ou être rapporteur(euse) ?
    Oui. En revanche, le ou la professeur(e) émérite ne compte pas parmi les 50% (minimum) de professeur(e)s (en activité) qui doivent composer le jury. Il ou elle ne peut pas non plus présider le jury. Un(e) professeur(e) émérite peut être rapporteur(euse), en évitant d'avoir deux émérites comme rapporteur(euse)s.
     
  • Qui peut rédiger les pré-rapports de soutenance ?
    Les travaux du ou de la doctorante doivent être examinés par au moins deux rapporteurs et/ou rapporteuses. Ces personnes doivent être habilitées à diriger des recherches (ou éventuellement appartenir à l’une des catégories (1° et 2°) de l’article 16 de l’arrêté du 25 mai fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat). Les membres du Comité de Suivi Individuel (CSI) ne peuvent pas être désignés comme pré-rapporteur(euse)s.
     
  • Comment se passe la validation de ma demande de soutenance ?
    Une fois votre soutenance déclarée dans ADUM, celle-ci est ensuite vérifiée puis validée par plusieurs acteurs. Tout d’abord, votre directeur ou directrice de thèse, puis par l’école doctorale (gestionnaire). Ensuite, c’est au tour de la direction de l’ED et, enfin, de la direction du Collège Doctoral. Étant donné le nombre important d’acteurs qui prennent part à la validation, il faut compter un certain temps avant la validation finale, qui autorise officiellement votre soutenance. C'est pourquoi l'ED préconise de déposer la demande de soutenance sur ADUM 3 mois avant la date de la soutenance.
     
  • Comment et quand dois-je déclarer ma soutenance dans ADUM ?
    Sur la page d'accueil de votre compte ADUM, il suffit de cliquer sur "Je souhaite effectuer ma demande de soutenance". Vous remplirez alors un formulaire en ligne et téléverserez des documents (manuscrit, annexe financière, etc). Cela doit se faire au plus tard 2 mois avant la date de la soutenance. La date de votre soutenance et votre jury doivent être définitivement fixés (en cas de besoin impératif ou d'urgence, des modifications restent possibles, contactez votre gestionnaire au plus tôt).
     
  • Quelle est la différence entre confidentialité et embargo ?
    L’embargo et la confidentialité permettent de ne pas diffuser la thèse pendant une certaine période de temps (par contre la thèse est tout de même signalée sur theses.fr et archivée par le CINES). L’embargo est généralement choisi si une publication de la thèse (ou une partie) est envisagée et peut être demandé par le ou la doctorante seule. La confidentialité repose elle sur la nécessité de protéger des résultats scientifiques (par exemple, dans l’attente de dépôt d’un brevet ou pour des questions de secret défense) ; elle ne peut être demandée par le ou la doctorante seule et la demande doit être motivée. Durant le délai d’embargo, la thèse est diffusée en intranet et peut être consultée, tandis que pendant la durée de confidentialité, la thèse n’est diffusée nulle part et ne peut être consultée.